Ser el dueño de una pequeña empresa significa combinar tu imaginación y habilidades de organización para proveer productos y servicios maravillosos.
Si bien la imaginación es esencial para lanzar tu negocio, la organización es crucial para mantenerlo a flote. Esto es especialmente importante para inmigrantes integrándose a una economía plagada por alta inflación y altísimas tasas de interés.
Por suerte, un poco de documentación estratégica puede ser un arma valiosa para defender el futuro de su negocio.
En esta pequeña guía le presentaremos cinco documentos financieros cruciales para que pueda crear un negocio duradero.
Administración Financiera de Pequeñas Empresas: ¿Por qué importa?
Cuando se trata de emprendedurismo, la línea entre el éxito y el fracaso parece no ser más que un hilo.
Según estudios recientes, más de 20% de las pequeñas empresas cierran durante su primer año de operaciones, casi 49% no llegan a sobrevivir cinco años, y el 65% caen durante la primera década.
Entonces, ¿cuál es el secreto de su éxito?
Aunque hay varios factores que considerar, un elemento que es primordial para la longevidad de un negocio es ser disciplinado con su documentación.
¿En verdad la documentación podrá ser el aire necesario para mantener su negocio a flote?
¡Sin duda alguna! De hecho, estos documentos pueden incluso ayudar a asegurar préstamos y atraer nuevos inversionistas.
Aquí le mostraremos 5 documentos financieros que cada dueño de una pequeña empresa debe tener.
5 Documentos Financieros para Triunfar como Emprendedor
La terminología financiera puede llegar a ser confusa.
Aunque algunos de los siguientes términos puedan parecer similares, tienen aplicaciones muy distintivas.
Como discutiremos a continuación, lo que es un estado financiero de una pequeña empresa está compuesto de tres componentes clave: el estado de resultados, el reporte de flujo de fondos, y el balance general.
Aunque cada documento financiero proporciona información esencial, el estado de resultados establece los cimientos de las operaciones de la compañía o negocio.
1. Estado de Resultados
¿Qué tan lucrativo es tu negocio?
Esa es la pregunta que se busca responder con el estado de resultados.
También conocido como un “estado de ganancias y pérdidas,” el estado de resultados resume los ingresos de una compañía y sus gastos dentro de un periodo de reporte (mensual, trimestral, o anual).
Este número puede ser fácilmente calculado:
- Sume todas sus fuentes de ingresos para conseguir su total de ingresos.
- Deduzca el “costo de bienes vendidos” (por ejemplo, la materia prima) de su total de ingresos. Esto determinará su beneficio bruto.
- Deduzca su costo de operación (por ejemplo, salarios y renta) de su beneficio bruto. Esto le proveerá sus ingresos operativos.
- Una vez que haya deducido intereses, impuestos, y depreciación de sus ingresos operativos obtendrá su utilidad neta.
Como ejemplo, digamos que Anika abrió un nuevo Café en el centro. Ella consigue su grano de Colombia a un costo mensual de $4,000 dólares.
En el mes de agosto, ella percibió un total de ingreso de $20,000 dólares de venta de capuchinos, lattes, y cold brew.
Si a eso le restamos el costo de bienes vendidos (el grano de café) de su total de ingresos, vemos que el beneficio bruto fue de $16,000.
Pero claro, Anika también le paga a dos baristas ($3,000 al mes), y paga renta ($2,500 al mes), y también tiene una agencia de marketing que le ayuda a manejar las redes sociales de su tienda ($1,500 al mes).
Entonces, su costo de operaciones es de $7,000 al mes.
Si le restamos esto a su beneficio bruto ($16,000 – $7,000), podemos ver que Anika hace $9,000 al mes en ingresos operativos. Restando impuestos, ella tendrá entonces su utilidad neta.
Pero, ¿qué beneficios consigue uno de tener un estado de resultado?
Para empezar, esto te ayuda a ver si tu negocio está ganando o perdiendo dinero. Los cálculos son fáciles de hacer y los números nunca mienten.
En el caso de Anika, ella podrá ver que no solo tiene está generando ganancia, sino que tiene exceso de capital para poder expandir operaciones, contratar más empleados, o hacer inversiones.
Incluso si Anika se diera cuenta que perdió dinero en agosto, su estado de resultados le puede ser útil.
Después de todo, esto le mostrará oportunidades de reducir costos de operación hasta que su café vuelva a ser rentable.
No solo eso, el estado de resultados tiene valor comercial externo.
Si Anika estuviera buscando atraer inversionistas (o vender el negocio), el estado de resultados probablemente sería el primer documento de interés. Al evaluar su plan de negocios, los inversionistas se concentran en dos números clave: que tanto gasta, y que tanto genera.
Su estado de resultados ayuda a contar esa historia.
Recurso gratuito: plantilla de estado de resultados
2. Reporte de Flujo de Fondos
Así como el Reporte de resultados evalúa la rentabilidad del negocio, el reporte de flujo de fondos determina la capacidad de cumplir obligaciones financieras.
En otras palabras, el reporte de flujo de fondos es considerado una medida de solvencia.
Aunque podría parecer que las ganancias garantizan el flujo de fondos, esa correlación no es completamente acertada. De hecho, muchos negocios logran ganancias elevadas al mismo tiempo que carecen de liquidez.
Es por eso que es tan importante tener un reporte de flujo de fondos: este ayuda a identificar cómo está generando dinero la empresa y en que se está gastando.
Su reporte de flujo de fondos también puede ser útil para generar un presupuesto, hacer un pronóstico de ingresos y egresos, y crear confianza en que sus obligaciones financieras se verán cumplidas.
Al mantener un seguimiento de ingresos y egresos diarios, su reporte de flujo de fondos declara su saldo de caja actual, osease la cantidad de dinero a la mano, en cualquier momento.
Un reporte de flujo de fondos común se compone de los siguientes datos:
- Actividades Operativas: El flujo de efectivo derivado de la utilidad neta.
- Actividades de Inversión: El flujo de efectivo derivado de la compra o venta de activos a largo plazo (propiedades, equipo, etc).
- Actividades de Financiamiento: El flujo de efectivo derivado de productos de crédito y contribuciones de capital.
Veamos un ejemplo práctico.
Digamos que Carlos maneja un restaurante con $5,000 dólares en efectivo a la mano. Aunque mantiene la mayor parte de ese dinero en el banco, deja algo de efectivo en la caja registradora.
Adicionalmente a ese saldo de apertura, Carlos gana $10,000 dólares en actividades operativas de sus clientes, $2,000 en actividades de inversión en la bolsa de valores, y $3,000 de actividades de financiamiento por préstamos comerciales.
Entonces, el reporte de flujo de fondos de Carlos mostraría que tiene un total de $15,000 dólares a la mano, más que suficiente para cubrir sus $8,000 en gastos de operaciones.
El flujo de fondos es esencial para la longevidad de un negocio.
Recurso gratuito: plantilla de reporte de flujo de fondos
3. Balance General
Llegamos al último de los “tres grandes” documentos de estados financieros de pequeñas empresas: el balance general.
Así como el reporte de flujo de fondos nos muestra la liquidez del negocio, el balance general nos demuestra lo que el negocio tiene y debe – generalmente en el último trimestre del año.
Y como el nombre sugiere, el balance general balancea los activos contra los pasivos y capital propio.
La fórmula es muy sencilla:
Activos del Negocio = Pasivos + Capital Propio
Un balance general normalmente se compone de tres categorías principales:
- Activos: Son lo que sea de lo que la compañía sea dueña en un momento específico. Esto incluye Activos tangibles (como propiedades y maquinaria), activos líquidos (como efectivo y bonos del Tesoro), valores negociables (acciones y bonos), inventario (materia prima) y activos intangibles (patentes y derechos de autor).
- Pasivos: Esto es lo que sea que la compañía deba en cualquier momento a clientes, proveedores, e instituciones financieras. Los pasivos también pueden incluir renta, facturas, impuestos, salarios, y dividendos.
- Capital Propio: (capital social, participación de los propietarios) es lo que resta de activos en la cuenta del propietario después de saldar pasivos. Si los activos de la compañía fueron liquidados en su totalidad, esta cantidad de dinero se le debe regresar a los propietarios o accionistas.
Aunque un balance general muestra los activos y pasivos para un periodo dado, generalmente no incluye las ganancias de la compañía, los gastos, y los egresos.
Por eso es vital tener los tres tipos de estados financieros a la mano – tanto para uso interno como externo.
Recurso gratuito: plantilla de balance general
Aunque el estado financiero de una compañía debe de tener estos tres documentos (estado de resultados, reporte de flujo de fondos, y balance general) existen otros dos documentos que vale la pena contemplar.
4. Cuentas por Cobrar/Cuentas por Pagar
Estas dos categorías enlistan cualquier deuda hacia tu negocio así como las deudas que debe tu negocio a otros.
En términos generales, las cuentas por cobrar y cuentas por pagar son comúnmente incluidas en un balance general.
Pero, dado el impacto considerable que tienen sobre los resultados de la empresa, decidimos darles atención especial.
La mejor manera de definir estas dos categorías es la siguiente:
- Cuentas por cobrar le da seguimiento a pagos pendientes que se le deben a su negocio. Por esto, son considerados un activo en su balance general.
- Cuentas por pagar representa cualquier fondo que la empresa le deba a clientes, proveedores, y prestamistas. Por esto son considerados un pasivo en el balance general.
Como ya sabrá, las deudas pendientes son una realidad a la cual los dueños de negocios deben enfrentarse.
Desafortunadamente, las deudas más viejas tienden a ser ignoradas y mandadas a agencia de colecta, lo cual perjudica severamente el flujo de fondos de un pequeño negocio.
Ahí es donde los reportes de antigüedad pueden ser útiles.
Al dar seguimiento a las cuentas por cobrar, sus reportes de antigüedad mostrarán cuáles de las facturas de sus consumidores faltan por pagar (y por cuanto se han pasado).
Por otro lado, su reporte de antigüedad muestra cuales de sus facturas son más urgentes.
Nota: Las cuentas por cobrar y cuentas por pagar están listadas en el balance general. Por lo tanto no hay plantillas disponibles para esto por el momento.
5. Declaraciones de Impuestos
Como emprendedor, uno no debe de ignorar los impuestos.
Aunque el proceso de presentación es complicado y extenuante, siempre vale el esfuerzo.
¿Por qué? Porque la presentación prudente ayuda a asegurar que su compañía nunca pague impuestos de más. Desafortunadamente 90% de los emprendedores pagan más impuestos de lo que deben cada año.
Las declaraciones de impuestos no solo le ayudan a ahorrar dinero, también son útiles a la hora de trazar las operaciones de su negocio para el siguiente año. Ya sea que decida desarrollar nuevas estrategias de crecimiento o disminuir gastos, las declaraciones de impuestos le proveerán de información invaluable (e irrefutable) que su equipo puede usar a su favor.
Importante: Si usted tiene cualquier pregunta con respecto a impuestos y su negocio, asegúrese de contactar al CPA o a un profesional. Aunque les cobren una comisión, esta guía le podría ayudar a evadir posibles problemas legales y ahorrar cantidades considerables de dinero.
Los Estados Financieros de Pequeñas Empresas Son la Clave del Éxito
Los pequeños negocios son el pilar central de América.
Aunque tome dedicación para tener éxito, incontables emprendedores han convertido sus pequeños negocios en poderosas empresas.
Si algún día se pierde la fé, recuerde esto: inmigrantes han empezado más del 55% de los startups más lucrativas de América.
Con compromiso y diligencia al proceso los resultados llegarán a su tiempo.
Manteniendo sus documentos financieros en orden – y monitoreando su estado de resultados, flujo de fondos, y balance general – usted estará en buen camino al éxito de su pequeño negocio.
Y uLink Business está aquí para ayudarle en el camino. Nosotros estamos dedicados a hacer más eficientes los pagos internacionales.
Ya sea para pagar por servicios internacionales y a proveedores, comprar inventario, o procesar salarios, nosotros estamos aquí para ayudarle a hacer su negocio crecer.
